Цифровизация государственных услуг, а также взаимодействия госорганов с бизнесом и населением выходит на новый уровень.
Сервисы электронного документооборота становятся всё более популярными, растут объёмы документов, передаваемых посредством таких механизмов. Аналитики отметили, что с каждым годом всё больше организаций переводят документооборот в электронный вид. Объём передаваемых документов через сервисы электронного документооборота (ЭДО) в России вырос на 35% в первом квартале 2023 года по сравнению с аналогичным периодом прошлого года. Одной из причин аналитики называют развитие законодательства в сфере ЭДО (Источник: ТАСС).
По мнению эксперта Поволжского института управления имени П.А. Столыпина РАНХиГС, доктора исторических наук, профессора Анны Ермолаевой, всё более активному переводу документов в электронную форму как в бизнес-сообществе, так и в государственном секторе способствует совершенствование правового регулирования не только в области электронного документооборота, но и в целом в сфере цифровой трансформации управления документами на всех стадиях их «жизненного цикла»: с момента создания до архивного хранения.
«Повышение доверия к электронному документу (ЭД) за последнее время обусловлено внесением целого ряда дополнений и изменений в российское законодательство. В частности, это касается "метки времени", гарантирующей, что в момент создания ЭД электронная подпись была действительна и корректна; введение машиночитаемой доверенности (МЧД), которая расширяет круг лиц, имеющих право подписывать исходящие от организаций и индивидуальных предпринимателей ЭД, в частности отчётные и иные документы, предоставляемые в налоговые органы (завершение переходного периода установлено до конца лета 2023 года).
Если говорить о специфике деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, то в настоящее время в соответствии с установленными нормами, они создают так называемые "бумагоподобные" электронные документы, то есть имеющие аналогичный формуляр и состав реквизитов, что и у документов на бумажном носителе. Кроме того, если дать качественную оценку электронному документообороту, который за последнее время существенно возрос, то в нём превалируют не электронные документы, а электронные образы документов, созданных на бумажном носителе, и подписанные усиленной квалифицированной подписью. Кроме того, для органов государственной власти и местного самоуправления, государственных учреждений установлен весьма ограниченный перечень документов, которые могут создаваться исключительно в электронной форме. Эти документы относятся к категории оперативной информации, срок хранения которых не превышает 5 лет. В настоящее время актуальным является не только уточнение понятия "электронный документ" и снятие правовых ограничений, препятствующих их созданию (как это запланировано программой "Цифровая экономика"), но и комплексное решение вопросов, направленных на обеспечение аутентичности, длительной сохранности и пригодности для использования электронных документов.
Унифицированные функциональные требования к разрабатываемым отечественным СЭД и системам хранения электронных документов (СХЭД) были введены в 2020 году (приказ Федерального архивного агентства от 15.06.2020 № 69), что обусловило необходимость проведения оценки функциональных возможностей уже применяемых систем.
Решение проблемы унификации станет возможным в результате перехода на новую версию СЭД: "Внутриведомственная и межведомственная система документооборота и контроля исполнения поручений". Она начнёт функционировать в рамках Государственной информационной системы "Типовое облачное решение системы электронного документооборота" (ГИС ТОР СЭД), направленной на совершенствование процесса взаимодействия ведомств, качества оказания государственных и муниципальных услуг для граждан и бизнеса и предназначена для маршрутизации, обработки и хранения документов по типовым бизнес-процессам.
Данная система должна обеспечить формирование единого информационного пространства в области государственного электронного документооборота. Полномасштабная эксплуатация системы запланирована на 2024 год, более 60 субъектов РФ в рамках пилотного проекта уже приступили к её внедрению.
В числе лидеров — Саратовская область, где тестирование системы осуществляется в районных администрациях, во многих учреждениях и организациях. Как отметил член комитета Государственной Думы РФ по информационной политике, информационным технологиям и связи Антон Немкин, "…Саратовской области, которая одной из первых утвердила Стратегию цифровой трансформации и во многом уже решила ключевые задачи по цифровизации, предстоит в 2023 году показать один из лучших результатов среди всех регионов". В этой связи необходимо подчеркнуть, что среди задач, стоящих перед недавно созданным в регионе "Центром цифрового развития" — техническая поддержка системы межведомственного электронного взаимодействия, развёртывание типового облачного решения электронного документооборота для органов местного самоуправления на сетевых региональных мощностях.
Эффективный государственный электронный документооборот на основе отечественного программного обеспечения возможен только в условиях организации этого процесса на всех уровнях: федеральном, региональном и местного самоуправления. Для этого необходимо, прежде всего, реализовать стадию эксперимента локальных СЭД и обеспечить повсеместно их уверенное и сбалансированное функционирование. Следующим шагом станет решение задачи по созданию единой информационной системы», – отмечает эксперт.